Lancement d’un processus de cartographie des process opérationnels en agences

Contexte :

• Le client est une entreprise très intégrée, qui prend en main la plupart des opérations de maintenance, et effectue parfois d’importantes modifications aux véhicules neufs afin de répondre aux besoins de ses clients. Plusieurs branches dépendent des Opérations :
  • La branche technique : Managers et responsables nationaux et régionaux en charge de la formation technique en agence, du déploiement des nouvelles technologies…
  • La branche exploitation : Gestion opérationnelle des immobilisations de l’entreprise
  • La branche service client : Cette branche est dédiée aux besoins des principaux clients en France

Les agences sont gérées à la manière de petites entreprises indépendantes et les managers sont responsables de leur P&L. Il existe d’importantes disparités dans le fonctionnement interne des agences.

Objectifs de la mission :

• Afin de déployer un outil d’ordonnancement, l’équipe OMS a pour mission de réaliser une cartographie de processus et de rédiger un référentiel de procédures exhaustif de l’ensemble des opérations en agence.

Approche :

• Une équipe de contributeurs provenant des opérations est déjà en place au siège. En plus, deux consultants sont prévus pour accompagner l’équipe et garantir :
  • La cartographie de ce qui doit être rédigé
  • Le suivi et la priorisation de la rédaction des fiches processus
  • Un appui méthodologique collaboratif pour assurer une bonne homogénéité et un bon niveau de formalisation du livrable final
  • Une bonne compréhension du fonctionnement d’une agence, avec un regard extérieur sur les pratiques constatées (inspiré par les best practices)
  • Un reporting hebdomadaire de l’avancement du chantier

Résultats obtenus :

• Listing de l’ensemble des procédures de la Direction Technique et liste partielle des procédures d’autres services liés.
• Constitution d’une cartographie des procédures « Direction Technique » et constitution d’un dossier « SWOT ».
• Rédaction de l’ensemble des procédures « Direction Technique » et « Direction des Infrastructures ».